С какими задачами к нам пришел клиент

Все заказы компании имеют исключительно проектный характер. Неуклонный рост поступающих заказов привел к необходимости внедрения профессиональных инструментов управления проектами.

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РЕСУРСОВ

Требовалось более эффективное распределение ресурсов компании между проектами, точная координация и планирование работ.

КОНТРОЛЬ БИЗНЕС-МЕТРИК

Необходима удобная система онлайн-контроля по основным метрикам бизнеса.

Общая информация о проекте

Версия Битрикс24: Облачный Битрикс24, тариф «Профессиональный»

Основные направления работы компании заказчика — обследование, диагностика, испытание строительных конструкций мостов, тоннелей, зданий и других сооружений, широкий спектр услуг экспертно-технического сопровождения строительства, эксплуатационный контроль, геотехнический мониторинг, лазерное сканирование, комплексные научные исследования на объектах культурного наследия.

В штате организации 50 постоянных сотрудников, инженерно-технический персонал имеет высшее профильное образование, отдельные ключевые специалисты являются кандидатами технических наук.

Процесс внедрения, особенности проекта

Погрузившись в запрос клиента и проведя необходимую аналитическую работу, мы оцифровали все ключевые бизнес-процессы, их связи, настроили Битрикс24 под все текущие потребности клиента, отладили систему на предпусковом этапе, провели обучение сотрудников, добавили в базу знаний портала основные инструкции.

Работа с решением. Достигнутые результаты

ВОРОНКА ПРОЕКТОВ

Настроили полноценную воронку для ведения проектов с семью обязательными стадиями: инициирование проекта, подготовка предложения, отправка предложения, подписание договора, выполнение работ, сдача-приёмка, завершение.

Каждая стадия сопровождается действиями сотрудников, роботизацией задач и необходимыми условиями перехода на следующий этап. Для каждой стадии предусмотрены собственные шаблонные задачи.

Добавили специализированные поля сделок: организация-исполнитель, категория заказчика, вид выполняемых работ, принадлежность объекта, даты договора и окончания работ, местоположение объекта, титульное подразделение.

СМАРТ-ПРОЦЕССЫ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ РАБОТАМИ

Для правильной организации и контроля на стадии «Выполнение работ» реализовали два смарт-процесса со своими стадиями.

Смарт-процесс «Этапы выполнения» включает шесть стадий: ожидает выполнения, выполняется, сдача результата работ, получение закрывающих документов, оплата счета, успех. На каждой стадии определены ответственные исполнители и критерии выхода.

Смарт-процесс «Подрядчики» позволяет вести контроль работы с подрядными организациями: от подготовки технического задания и выбора подрядчика до приёмки работ и оплаты.

РЕЕСТР ПЛАТЕЖЕЙ

Для четкой организации, учёта и контроля расходования финансовых средств был разработан и настроен бизнес-процесс в ленте «Оплата счета». Все платежи разделяются на офисные и производственные. При этом платежи в рамках конкретных проектов автоматически закрепляются в нужную сделку в виде списка.

БИЗНЕС-ПРОЦЕСС «ЗАПЛАНИРОВАТЬ ВЫЕЗД»

В рамках выполнения работ в компании часто требуется оперативная логистика на объект проекта. Реализовали задачу через разработку кастомного активити «Создать событие календаря» с расширенным набором параметров и бизнес-процесс «График выездов».

Бизнес-процесс создаёт событие календаря с нужным цветом исходя из определённых параметров. Реализован удобный интерфейс отображения запланированных поездок с возможностью поиска и фильтрации по сотрудникам, используемым ресурсам и распределённой цветовой индикацией событий.

ПРАВА ДОСТУПА

Система настроена таким образом, что каждый сотрудник получает доступ к объектам CRM в соответствии со своей ролью. Полностью видеть и изменять записи имеют право руководители отделов и заместители директоров. Рядовые специалисты видят и добавляют лишь свои собственные данные.

ОБУЧЕНИЕ СОТРУДНИКОВ

Внедрение Битрикс24 почти никогда не обходится без проведения обучения. Наши специалисты провели поэтапное обучение сотрудников компании и добавили в базу знаний портала основные инструкции.

В результате в момент запуска проекта сотрудники компании уже знали основы работы в Битрикс24 и им не потребовалось долго осваивать продукт.

Преимущества от внедрения

• Компания получила профессиональный инструмент управления проектами, адаптированный под специфику строительной диагностики.
• Прозрачный контроль на всех этапах проекта — от инициирования до получения закрывающих документов.
• Эффективное распределение ресурсов между проектами благодаря визуализации загрузки команды и графику выездов.
• Автоматизированный учёт платежей с привязкой к конкретным проектам.
• Контроль работы с подрядчиками через отдельный смарт-процесс с полным циклом от выбора до оплаты.