Преимущество хорошей системы автоматизации не просто в многофункциональности, а именно в гибкости и способности настраиваться под ваши индивидуальные бизнес-процессы.
Битрикс24 именно такая система, которая не заставляет вас менять бизнес-процессы под себя, а меняется под вас.
Битрикс24, пожалуй, самая многофункциональная из существующих систем и включает в себя целый список функций, которые не нужно приобретать и настраивать отдельно, заводя десятки разных аккаунтов, паролей, настроек и оплат.
Но любую систему все-таки важно правильно настроить и прежде всего тщательно поработать над первым шагом - провести грамотное предпроектное обследование.
Предпроект позволяет понять с чего лучше начать и как изящно встроить новую систему Битрикс24 в уже имеющуюся инфраструктуру и процессы.
Что будет, если пропустить этот этап?
- Поставите универсальный функционал, и запутаетесь в ненужных вам функциях, которыми никто не будет пользоваться, потому что ваши бизнес-процессы вообще про другое. А все это – ваше время и деньги. Но в принципе люди часто покупают дорогие и бесполезные вещи, почему бы это и не CRM?
- Упустите нужное, просто потому что вам в голову не придет, что можно автоматизировать именно этот рабочий процесс. Вы никогда не слышали, что это делают. Но возможно мы слышали, и скорей всего делали уже не раз! Только сначала нужно дать нам информацию о том, как у вас все устроено.
- Сделали "как у соседей", не особенно акцентируя внимание на уникальности собственных бизнес-процессов. Даже если это конкуренты, и занимаются тем же - каждая компания устроена немного по-своему. Свой штат, свои ответственные сотрудники, настроенные и устоявшиеся воронки бизнес-процессов. Постепенно сотрудники снова уйдут "в эксель", потому что система и рабочие процессы идут абсолютно параллельно друг другу. Итог тот же - потратили деньги на то, чем не пользуются.
Это нужно обязательно?
Нет! Предпроект нужен не всем и не всегда.
Когда можно обойтись без этого шага?
- Внедрение только штатного функционала. Иногда бизнес-процессы простые и прозрачные, небольшой штат сотрудников и заказчик понимает, что вполне хватит штатных (без доработок) настроек системы. По опроснику создается ТЗ на так называемое "базовое внедрение". Все быстро и понятно.
- У заказчика уже описаны и формализованы все бизнес-процессы, и составлен четкий набор требований. Тогда мы совместно пишем ТЗ и приступаем к работе.
В этих случаях сокращаются сроки запуска и можно быстрей начать работать. Но все бизнес-процессы и взаимосвязи действительно должны быть прозрачны и понятны.
А вот если у вас большой штат сотрудников, отделы, подразделения и филиалы, которые должны взаимодействовать друг с другом, большой список требований к системе автоматизации, различные сервисы с которыми система должна быть интегрирована, и целый список уникальных бизнес-процессов, то предпроектное обследование – это шаг, который поможет получить то, что нужно. Сроки внедрения конечно увеличатся. Зато бюджет точно сократится.
Значит это все-таки нужно?
Автоматизация - огромный плюс для любой компании, от маленького магазина до большой производственной корпорации, и не использовать это как минимум неразумно. Но каждым инструментом лучше пользоваться по назначению, а не гвозди микроскопом забивать.
Предпроектное обследование экономит сотни часов работы и огромные суммы денег заказчика. А главное - в результате получается то, что действительно приносит пользу и выводит предприятие на качественно новый уровень работы.
Как все происходит?
-
Интервью
Наши специалисты проводят интервью с заказчиком (обычно в очной форме, но можно и дистанционно), выясняют все аспекты бизнес-процессов, имеющейся информационной среды, пытаются понять, каким заказчик видит конечный результат. Чтобы данный этап завершился успешно, необходим высокий уровень вовлеченности со стороны заказчика, так как от полноты и корректности ответов будет зависеть конечный результат. Кроме главы организации, опрос проводится также среди вовлеченных в бизнес-процессы сотрудников. В результате интервью мы получаем целостную картину о работе предприятия.
-
Разработка концепции
На основе информации, полученной из интервью, мы разрабатываем несколько концепций реализации проекта, выбираем необходимые решения, составляем укрупненный план проекта, согласовываем необходимые доработки и интеграции.
-
Отчет
После завершения предпроектного обследования заказчик получает отчет, в котором содержится следующее:
- Описание существующей информационной системы предприятия;
- Концепт будущей системы;
- Что требуется для того, что внедрить новую систему;
- Постановка целей, определение границ проекта;
- Варианты внедрения;
- Оценка стоимости внедрения и укрупненный план-график работ
Что на финише?
- Рекомендации по запуску системы. Какие бизнес-процессы можно и нужно автоматизировать и что из это получится.
- Несколько вариантов решения существующих задач;
- Заказчик знает предварительные сроки и стоимость реализации проекта.
- После проведения обследования заказчик получает объективную информацию о том, как пойдет внедрение системы, с учетом специфики его компании. Это и техническое оснащение, и формат работы и особенности взаимодействия сотрудников.
- Заказчик получает подробную дорожную карту внедрения Битрикс24.
Теперь можно спокойно планировать бюджет, сроки внедрения, собственные процессы с учетом перехода на новую систему и минимизировать затраты на то, что не нужно, и не эффективно.