Сотрудники — главный ресурс бизнеса для достижения стратегических целей, а координация — инструмент для их эффективного использования. Компания может собрать команду из самых крутых специалистов, но без грамотного управления они будут растрачивать свой потенциал на ненужные действия. Расскажем, какие есть инструменты для координации работы, и как с их помощью объединить команду в единый, слаженный механизм.

Что такое координация работы и зачем она нужна?

Координация работы сотрудников — это согласование целей и действий для их достижения между всеми отделами предприятия.

Приведем основные причины, зачем бизнесу необходима координация:

• Держать сотрудников в курсе планов компании. Когда руководство рассказывает о текущем положении бизнеса и дальнейших планах развития, ставит четкие задачи и достижимые KPI, у сотрудников формируется единое видение будущего предприятия и понимание своей роли в этом процессе.

• Решать и предупреждать конфликтные ситуации. С помощью координации можно избежать дублирования процессов и конфликтов из-за нечеткого разделения зон ответственности — у каждого сотрудника свои задачи и регламент.

• Оптимально управлять ресурсами. Грамотное распределение персонала, материалов, технологий и бюджета через инструменты координации позволяет сократить издержки, повысить продуктивность и удовлетворенность сотрудников, а также улучшить клиентский сервис.  

• Развивать внутреннюю коммуникацию. Координация помогает выстроить сквозной обмен данными на всех уровнях предприятия, благодаря чему минимизируется количество просроченных задач, конфликтов и ошибок. Сотрудники также своевременно получают информацию о нововведениях или изменениях в корпоративной политике. 

• Отслеживать показатели эффективности. Координация предусматривает регулярный мониторинг прогресса по задачам, оценку продуктивности отделов и сотрудников, что позволяет выявлять слабые звенья и оптимизировать рабочие процессы.

Задача координации — увеличить эффективность персонала путем оптимального распределения ресурсов и нагрузки, мотивирования сотрудников на достижение целей компании, урегулирования конфликтных ситуаций и оперативного решения проблем.

Виды координации деятельности сотрудников и отделов

Есть три основных вида координации, которые делятся в зависимости от срочности, частоты, целей и участников.

Инструктивная

Руководством по необходимости разрабатываются единые регламенты, инструкции для сотрудников, стратегические планы, в которых расписаны процессы, роли, ответственность и сроки. Далее решение передается вниз по иерархии: директора по направлениям, начальники департаментов, руководители отделов и сотрудники.

Цель этого вида координации — стандартизировать выполнение задач, чтобы сотрудники не путались в процессах и могли сосредоточиться только на выполнении своих обязанностей. Такой подход делает работу команды более линейной и упрощает руководству процессы анализа и контроля.

Стратегическая

Стратегическая координация нужна для актуализации целей и приоритетов компании в долгосрочной перспективе. Ее проводят собственник, исполнительный директор и ТОП-менеджер, чтобы скорректировать глобальные цели и план развития. Обычно координацию по стратегии повторяют раз в месяц или более длинный отчетный период, например, квартал или полугодие.

Оперативная

Это регулярная координация, цель которой — донесение руководителям и всем сотрудникам информации о текущем состоянии компании, освещение отклонений от плана и его корректировка при необходимости. Оперативная координация помогает команде увидеть, в какой точке сейчас находится компания, какие внутренние процессы и текущие оперативные задачи стоят перед работниками.

Методы координации работы сотрудников

Основными инструментами выполнения функции контроля являются прямая коммуникация и цифровой мониторинг. Оба этих метода отлично работают в тандеме, так как для разных видов координации нужен свой подход. 

Например, ежедневную планерку с распределением текучки можно не проводить — достаточно поставить сотрудникам задачи через программный интерфейс. Стратегическая координация требует максимальной вовлеченности участников, поэтому ее чаще проводят в формате офлайн или онлайн-встреч.

Планерки и собрания

Базовый метод, который все еще использует большинство компаний. Как правило, это офлайн или онлайн-встречи длительностью до 60 минут, цель которых — коллективное обсуждение дел в компании и принятие управленческих решений. Планерки — это обычно плановые, ежедневные встречи в самом начале рабочего дня, на которых распределяется нагрузка и текущие задачи.

На повестку собрания ставятся более глобальные вопросы: разработка новых стратегий, мозговые штурмы, решение кризисных ситуаций, изменения в политике компании, реорганизация, подведение итогов и анализ KPI.  

Онлайн-мониторинг и контроль задач

Существуют средства онлайн-контроля, которые позволяют руководителям удаленно отслеживать деятельность и показатели эффективности каждого сотрудника. Это программные продукты для автоматизации процессов компании, такие как CRM-системы или корпоративный портал. Внедрение онлайн-мониторинга обеспечивает соблюдение дедлайнов и должностных обязанностей сотрудниками, а также доступ руководителям к отчетности в любое время. 

Сейчас рынок IT-продуктов предлагает много готовых программ для эффективного управления персоналом, а также разработку индивидуальной системы. Одним из самых популярных готовых решений является Битрикс24 — корпоративный портал, с помощью которого можно автоматизировать все бизнес-процессы компании. 

Разберем на примере Б24, какие возможности дают системы для координации работы сотрудников через программный интерфейс:

В Битрикс24 есть все инструменты для эффективного управления человеческими ресурсами и координации их работы по всем направлениям. В рамках одной системы можно ставить задачи сотрудникам, контролировать их выполнение, организовывать коллаборации, следить за качеством работы персонала, проводить онлайн-совещания, оперативно получать актуальные показатели по всей деятельности компании и отдельных департаментов.

Ошибки в координации работы и их последствия

Для менеджера важно организовать действенную систему контроля за работой предприятия, иначе работа подразделений и сотрудников будет несогласованной, что приведет к снижению эффективности компании и росту издержек. Часто внедренные методы координации не приносят результата из-за разных организационных барьеров, приведем основные из них.

Неподготовленность участников

Спонтанные встречи и планерки, как правило, проходят размыто и затянуто, так как сотрудникам требуется много времени на поиск нужной информации, анализ результатов и подведение итогов. Необходимо заранее планировать встречу, подготавливать повестку и оповещать участников, чтобы у них было время собрать и систематизировать данные. 

Перегруженность совещаний

Мало кто любит совещания, поэтому часто их проводят по необходимости, когда уже накопилось слишком много вопросов, требующих коллективного решения. Это изматывающие, многочасовые встречи, которые не приносят особого результата — команда перегружается от объема информации и может пропустить важные указания. Когда компании нужно закрыть много вопросов, рекомендуется часть из них вынести на отдельную встречу или даже запланировать несколько тематических собраний.

Еще одна ошибка — приглашать на совещание максимум сотрудников под предлогами: “на всякий случай” и “чтобы послушали”. В результате большая часть участников даже не вовлекается в обсуждение и просто просиживает время — такие собрания вызывают отторжение у команды и не способствуют активному мозговому штурму. Чем меньше участников на встрече, тем быстрее можно прийти к взаимопониманию и сфокусироваться на решении конкретного вопроса. 

Плохой тайм-менеджмент

Длительное собрание может превратиться в кофе-брейк с обсуждением последних новостей вместо деловых тем. Поэтому важно установить четкие временные рамки, которых должно хватать только на конструктивную координацию, а также управлять ходом беседы на собрании, чтобы сотрудники не отклонялись от нужной темы.

Такие задачи можно поручить специальному человеку — фасилитатору, который выстроит эффективную коммуникацию на собрании, будет следить за порядком и разрешать конфликты.

Нет плана действий по итогам встреч

Встречи, по которым не делают заметок в процессе и плана действий по итогам, превращаются из серьезного мероприятия в простые коллективные посиделки. Чтобы координация была продуктивной, нужно фиксировать все принятые решения и договоренности, например, в таблице, и затем ознакамливать с файлом всех участников. 

Так, сотрудники будут четко понимать, какие действия им нужно совершить, а руководитель сможет легко контролировать прогресс. Когда все задачи четко распределены и зафиксированы зоны ответственности в письменном виде, легче избежать недопонимания и решить возникшие спорные ситуации. 

Заключение

Отсутствие координации сильно тормозит развитие компании — ресурсы тратятся на побочные или рутинные задачи, а сотрудники не могут найти общий язык с руководством или друг другом. Внедрение инструментов координации поможет выстроить планомерную и систематизированную работу всех отделов.

Руководству необходимо регулярно проводить собрания и планерки с разбором конкретных вопросов в присутствии только нужных участников, чтобы встречи были максимально продуктивными и не вызывали отторжения у сотрудников. Также важно задействовать специальные программные решения для онлайн-мониторинга. В таких системах можно вести учет рабочего времени, удаленно ставить задачи и контролировать их выполнение, отслеживать показатели эффективности компании, отдела или отдельного сотрудника в любой момент, совместно работать над проектами и организовывать онлайн-совещания.