Мир меняется всё быстрее, задачи бизнеса становятся всё сложнее. Но паниковать не стоит. Ведь современные решения как раз призваны упрощать то, что раньше казалось слишком сложным.

Поясним: сейчас в любой компании есть часть достаточно простой, монотонной, рутинной работы, которую, тем не менее требуется выполнять. Никто не отменял бронирование слотов, отправку шаблонов договора или ответы на стандартные вопросы в поддержку. Эти задачи занимают огромный блок времени работников. Поэтому их можно автоматизировать. 

CRM-системы и искусственный интеллект легко справляются с упрощением действий в рамках бизнес-процессов. К тому же такие помощники практически не ошибаются. При условии, что их хорошо настроят. 

Что такое автоматизация бизнес-процессов?

Автоматизация – это процесс использования различного ПО для улучшения деятельности компании. Делегирование несложных процессов с сотрудников на ПО, поможет минимизировать процент ошибки из-за человеческого фактора, а также освободить время работников на более сложные и важные задачи. 

Какие же плюсы есть у автоматизации бизнеса: 

1. Ускорение процессов. С помощью программ и хорошо налаженных алгоритмов сотрудники освобождаются от выполнения простых, шаблонных задач. За них это делать специальное ПО. Поэтому у работников есть время, чтобы посветить ему более сложным задачам;

2. Повышение качества обслуживания. При введении стандартов, регламентов, чётких алгоритмов действия, вы сводите к минимуму ошибки обработки запросов, исключаете влияние человеческого фактора на сервис. С помощью аналитики в дальнейшем можно выявлять закономерности поведения клиентов при разных ответах и принимать соответствующие решения об изменении алгоритмов;

3. Экономия финансов. Автоматизация позволяет следить за поставками, рассчитывать наличие товаров на складах, формировать бухгалтерские отчеты и т.д. Всё это значительно сокращает расходы на отслеживание данных процессов вручную, что экономит деньги всей компании; 

4. Повышение результативности рекламы. С помощью автоматизации вы можете не только собрать информацию о проведенной маркетинговой активности, но и проанализировать пути её улучшения. Инструменты аналитики просматривают все действия клиентов и предоставляют вам советы по улучшению. Рассчитать персональные скидки, придумать предложение на узкую целевую аудиторию, которую отобрали по определенным критериям, сформировать отчет, порекомендовать определенную линейку продуктов – это и многое другое вы сможете сделать с помощью специального ПО. Подобные действия позволят вам повысить эффективность маркетинговой кампании;

5. Понимание всех процессов в компании. С помощью автоматизации можно: 

• отслеживать клиентов по воронке продаж;

• проводить обширный анализ рекламных кампаний;

• следить за выполнением задач в проектах в режиме реального времени.  

Мы подметили лишь общие моменты, которые явно отражают положительные тенденции проведения автоматизации в работе бизнеса. 

Что необходимо автоматизировать?

Сейчас разработано большое количество программ, которые помогут автоматизировать, пожалуй, любой из бизнес-процессов. 

Автоматизация с Битрикс24

Мы рассмотрим самые основные варианты автоматизации, которые будут интересны всем: 

• Продажи

В классическом варианте осуществления покупки товара клиент должен прийти в магазин, ознакомиться с ассортиментом при помощи продавца-консультанта. Выбрать понравившийся товар и провести оплату его на кассе. Автоматизацией подобного процесса  же является любой интернет-магазин. Создав сайт, вы упрощаете продажу для себя и клиента одновременно. 

• Документооборот

Поистине великое изобретение человечества – электронный документооборот. Если ваши подрядчики с ним работают, то вы получаете значительную экономию в оформлении документов. Не нужно печатать их, вызывать курьера, ждать пока он доставит их, затем забирать подписанные бумаги и ждать их доставки обратно. Всё это происходит быстро, чётко и не отходя от компьютера. 

• Бухгалтерия

Всеми любимая, а кем-то нелюбимая 1С – тот самый удачный пример автоматизации системы бухгалтерского учета. Ведь с помощью неё можно формировать документы, оформлять платежи, работать со счётом банка и проводить ещё тонны операций в едином окне и без огромной бумажной волокиты. 

• Проведение оплаты

Существовали те далекие времена, когда оплата за товар была лишь наличными. Приходилось иметь кассовый аппарат в магазине, выдавать сдачу и затем проводить операции в банке с наличными деньгами, или же хранить их в сейфе. Сейчас мы настолько привыкли к безналичной оплате, что порой даже удивляемся её отсутствию. Такие средства цифровизации процессов, как: терминалы, ссылки на оплату онлайн, QR-коды, без которых уже сложно представить современный мир, упрощают нам процесс проведения оплаты. 

• Рассылки по клиентам

Постоянный контакт с клиентами – важная часть каждого бизнеса. Напоминание о новых поступлениях, оповещение о статусе заказа и даже просто уведомление о распродажах – всё это позволяет бизнесу быть в контакте с клиентами и проявлять о них заботу. Если вы начинающий бренд, то подобные рассылки можно делать руками. Однако, в случаи увеличения базы клиентов такое уже невозможно провернуть физически. На помощь приходят сервисы рассылки. Именно благодаря им, можно быстро оповещать тысячи клиентов по базе и всегда держать их в курсе актуальной информации. 

• Склад 

Рассмотрим тот же случай с интернет-магазином: у вас есть огромное количество товара, которое требуется где-то хранить и следить за его учетом. Именно для этого были разработаны специальные программы складского учета. Здесь в электронном виде формируются все данные о приходе товаров, отправке и формируются данные об остатках. С их помощью вы не сможете потерять ни единой единицы вашей продукции. 

Мы рассмотрели самые общие моменты, где автоматизация значительно упрощает жизнь бизнеса. К тому же сейчас на рынке присутствует большое количество специализированных программ для точечных задач и конкретного запроса, с учетом специфики бизнеса. 

Системы для автоматизации бизнеса

Чтобы не подключать огромное количество разных маленьких программ для автоматизации процессов, были придуманы целые системы, позволяющие проводить улучшения массово. Рассмотрим основные их виды. 

CRM-системы

Эта программа содержит в себе огромное количество функций, которое может пригодиться при ведении бизнеса: 

• Работа с задачами. Создание и отслеживание поставленных задач по менеджерам, установка дедлайна выполнения, напоминание о сроках и многое другое. Возможно даже настроить процесс распределения задач между менеджерами конкретного отдела от заданных параметров, будь то количество заявок в работе или распределение по регионам; 

• Актуализирование информации. Благодаря автоматическому внесению изменений при обновлении статуса заявки, вы всегда можете рассчитывать на самую достоверную и свежую информацию в карточке клиента; 

• Оповещение. Одна из самых удобных настроек системы – автоматические рассылки. Настройте их необходимым образом и клиент всегда будет в курсе событий по заявке. Система отправит ему письмо с изменением статуса, а если потребуется, то вы также сможете запросить у него информацию в электронном виде; 

• Эффективность продаж. CRM-система позволяет отслеживать показатели работы каждого сотрудника отдела. Данную статистику можно проанализировать, чтобы понять где возможны сложности в работе, чтобы изменить бизнес-процесс для улучшения показателей продаж. 

Есть достаточное количество современных систем, которые могут подойти под запросы вашего бизнеса. Например, Битрикс24 помимо всех вышеперечисленных особенностей, имеет ещё огромное количество функций, способных пригодиться в вашей компании: 

• интеграция с 1С

• собственная телефония

• удобный мессенджер внутри системы для общения

• ИИ-ассистент, который анализирует события и помогает принимать эффективные управленческие решения

• электронный документооборот 

• автоматизированные hr-процессы и многое другое. 

CRM закрывает большую часть задач по продажам, коммуникациям и управлению клиентами, а при интеграции с другими системами может охватывать до 80–90% бизнес‑процессов.

ERP-системы

Главное отличие подобных систем от CRM-систем заключается в направленности, ведь ERP-система направлена на внутренние процессы в компании. 

Она также содержит в себе инструменты автоматизации, но в отличии от CRM не обязательно внедрять всю системы, достаточно установить модули, которые необходимы компании. 

Основные функции системы:

• финансовый учет;

• управление складом (закупки, планирование материалов, контроль продукции);

• управление производством (контроль ресурсов, загрузка оборудования, планирование производственных процессов, расчет себестоимости продукции);

• работа с персоналом (кадровый учет, расчет заработной платы, планирование рабочего времени);

• управление проектами (анализ и контроль выполнения поставленных задач);

• формирование отчетности (составление отчетов, анализ данных);

• электронных документооборот;

• управление отношений с клиентами (работа с заявками на продажи, разработка специальных предложений).

Как видите инструментов в данной системе предостаточно. Она может с легкостью автоматизировать работы конкретных отделов внутри вашей организации. 

Чат-боты

Пожалуй одно из самых новых решений для автоматизации процессов в бизнесе. Подобные разработки можно использовать как во внутренних процессах, так и для общения с клиентами. 

Чат-боты могут обладать следующими функциями:

• консультировать клиентов по стандартным вопросам вместо оператора;

• принимать заявки; 

• участвовать в подборе кандидатов; 

• автоматически передавать информацию между отделами;

• оповещать сотрудников/клиентов об актуальных мероприятиях/маркетинговых активностях;

• интегрироваться с различными системами для повышения эффективности.

Применение чат-бота положительно сказывается как на общении с клиентами, что улучшает эффективность взаимодействия с потенциальными покупателями, так и в работе сотрудников. С помощью подобных ботов можно снимать огромный пласт рутинной работы с менеджеров, при этом улучшая взаимодействие с пользователями. 

Сервисы на основе искусственного интеллекта

Новейшие разработки рынка, которые активно внедряются в современный бизнес и быстро набирают популярность среди владельцев компании. Ведь с помощью подобных сервисов можно значительно сократить время обработки запросов, провести оптимизацию бизнес-процессов, вывести аналитику на новый уровень, при этом значительно экономя деньги на заведение новых сотрудников. 

Основные сферы работы ИИ:

• Повысить качество обслуживания. Автоматизация позволяет применять индивидуальный подход к каждому клиенту: разработать персональные скидки, настроить рассылку рекламы на определенную выверенную целевую аудиторию и многое другое;

• Улучшить показатели менеджеров. Освобождение сотрудников от монотонной ручной работы, позволяет им перераспределить своё время на задачах, которые значительно важны для бизнеса и могут принести внушительный доход в перспективе;

• Прогнозирование. Искусственный интеллект занимается аналитикой огромного количества информации. На её основе он проводит анализ и может давать советы по управлению вашим бизнесом или же о возможном росте спроса на определенную продукцию.

ИИ-сервисы естественно приносят пользу бизнесу. Однако не следует забывать, что это ещё не до конца разработанный инструмент, который несет в себе определенные риски. Именно поэтому за ним нужно следить человеку.

Как проанализировать эффективность автоматизации

Определенной формулы для выявления процента эффективности автоматизации не существует. Для каждого бизнеса всё будет рассчитываться индивидуально. 

Следует до внедрения автоматизации установить показатели, изменения которых будут в дальнейшем отслеживаться. Это может быть период обработки заявки, увеличение продаж, скорость ответа клиенту, лояльность к бренду, эффективность маркетинговый активностей и многое другое. 

Проводить срез по изменению показателей следует также спустя определенное время:

• в оптимальном варианте может потребоваться полгода-год, чтобы компания приноровилась к новы процессам;

• в более реальном может доходить до 3-х лет. 

При этом стоит понимать, что в процессе автоматизации что-то может пойти не так, и алгоритмы нужно будет переписывать согласно вновь открывшимся данным. Это не быстрый процесс, который подходит тем, кто смотрит на перспективы работы бизнеса. 

Итоги

Автоматизация бизнес-процессов – это то, что позволит вам повысить продажи товаров и услуг, улучшить скорость обработки запросов, повысить качество работы компании, при этом экономя ваши финансы. 

Нужно помнить, что данный процесс длительный и не ждать сиюминутных результатов. Однако, когда они появятся, то приятно вас удивят. 

Разгружая работников от монотонных, рутинных действий, вы перенаправляетесь их потенциал на более интересные и многогранные задачи. Тем самым прокачивая их профессионализм и улучшая качество работы всей компании. 

Проанализируйте свои бизнес-процессы, чтобы оценить какой пласт задач можно спокойно отдать на автоматизацию. Это позволит вам увидеть вектор глобального развития бизнеса.