База знаний – это справочник, который содержит в себе всю интеллектуальную собственность компании: документы, кейсы, статьи и т.д.
Основная задача любой базы данных – систематизация информация с целью облегчения доступа к ней.
База знаний организации позволяет:
- Упорядочить внутренние инструкции компании – специфику работы, порядок внутренних коммуникаций;
- Прописать порядок внешних коммуникаций. Партнеры, клиенты, поставщики, контролирующие организации – для всех есть стандартные алгоритмы взаимодействия;
- Собрать историю компании, достижения;
- Четко и понятно описать продукты и услуги компании;
- Создать базу кейсов. Если много, то по категориям. И для сотрудников, и для быстрой отправки клиентам.
- Сохранять лучшие наработки и не дублировать информацию;
- Сохранять шаблоны документов, чтоб каждый сотрудник не «изобретал велосипед» снова и снова. Удачные формы отчетов, таблицы, презентации о компании;
- Создать фотоархив.
Какую роль играет база знаний для сотрудников
До 30% сотрудников российских компаний увольняются по собственному желанию в первые 5 месяцев работы на новом месте. Причины бывают разные: не смогли влиться в работу, реальность не соответствует ожиданиям, стресс оказался слишком большим. Все это - финансовые потери организации, затраты на найм новых сотрудников, снижение эффективности работы в целом.
Выстроенная система обучения на базе знаний для новых сотрудников действительно помогает быстро и безболезненно влиться в рабочий процесс, а уже работающим сотрудникам не нужно объяснять каждому новичку одно и то же.
Не нужно тратить недели или месяцы работы для поиска ответов на очевидные вопросы, а ситуации, когда просто никто ничего не сказал, не проинструктировал - сводятся к минимуму.
Чтобы понять, достаточно ли успешно усвоена информация, проводится тестирование.
Весь процесс обучения и проверки знаний – автоматизирован. Новичок учится, опытные сотрудники не отвлекаются.
Опытным сотрудникам база данных позволяет оперативно искать информацию, упрощает рутинную работу (не нужно создавать шаблоны документов или таблиц, которые уже давно созданы), позволяет быстро отвечать клиентам, формировать КП и отправлять кейсы.
Где развернуть базу знаний?
Место размещения базы данных всецело зависит от желаний и возможностей самой компании. Можно использовать для этих целей облачные хранилища, например Google Drive, Яндекс.Диск, или другие облачные хранилища. Можно разместить базу знаний на своем собственном сервере (если он есть), либо в вашей корпоративной CRM. Например, такую возможность предоставляет Битрикс24. База знаний входит в стандартный функционал системы и создать ее можно на любом тарифе.
Найти соответствующий инструмент можно в меню слева, либо воспользовавшись поиском:
Для создания базы знаний в Битрикс24, нужно нажать на поле “Новая база знаний” в центре экрана, либо на кнопку “Создать базу знаний” в верхнем правом углу.
Далее выбираем шаблон
Если вас не устраивают базовые варианты, можно поискать подходящий в маркетплейсе Битрикса.
Нужно понимать, что на создание качественной базы знаний организации уйдет много времени, особенно если ваша компания существует уже не первый год. Зато в будущем она сэкономит вам сотни рабочих часов, которые можно потратить на улучшение эффективности работы и увеличения финансовых показателей компании.
Вот несколько готовых решений для Битрикс24
